Ajuster le solde d'un salarié : motif obligatoire et trace

Un solde peut devoir être corrigé : jours payés au salarié plutôt que pris, régularisation d'une reprise de compteurs, erreur de saisie constatée après coup. Vacatio le permet, mais jamais silencieusement.

Ce que l'opération exige

• Seuls l'administrateur de l'entreprise et l'éditeur y ont accès. Ni les responsables d'équipe, ni les responsables d'agence.
• Un motif écrit est obligatoire : l'opération est refusée si le motif est vide. Écrivez la raison réelle (« 3 jours payés sur la paie de juin », « correction reprise d'historique »), pas un mot générique.
• Le solde est d'abord recalculé à partir des règles (acquisition, reports, jours enfants), puis l'ajustement s'applique par-dessus. Il ne remplace donc pas le calcul légal : il s'y ajoute, en positif ou en négatif.

Ce qui est enregistré

Chaque ajustement crée une ligne d'historique qui conserve :

• le salarié et le compteur concernés ;
• la valeur avant et après, donc le nombre de jours du mouvement ;
• le motif saisi ;
• l'auteur de l'opération et l'horodatage ;
• la période de référence sur laquelle il porte.

Cette ligne n'est ni modifiable, ni supprimable depuis l'application.

Où retrouver la trace

• Dans le détail du solde du salarié : la part corrigée apparaît sous « Ajustements », distincte de l'acquisition, des reports et des jours pour enfants à charge. Un écart n'est jamais absorbé dans l'acquis.
• Dans l'historique des mouvements de congés du salarié, réservé aux administrateurs, qui restitue motif, auteur et valeurs avant/après.
• Dans les exports paie, où le solde exporté reflète l'ajustement à la date d'extraction.

Bonnes pratiques

• Ajustez plutôt que de modifier une demande déjà validée : la demande retrace un fait, l'ajustement retrace une décision.
• Un ajustement négatif au titre de jours payés suppose que le paiement soit licite ; le paiement des congés non pris n'est pas libre en droit français. En cas de doute, faites confirmer par votre conseil.
• Après une reprise de soldes depuis un ancien outil, préférez la saisie des soldes d'ouverture, prévue pour cela et tracée de la même manière.

Vacatio ne remplace pas un conseil juridique : ces écrans documentent vos décisions, ils ne les valident pas.