Politique de confidentialité

Dernière mise à jour : 31 juillet 2026 1. Rôles des parties Vacatio, marque de CrossbordIA SAS, traite deux catégories de données : — les données des visiteurs et des personnes qui créent un compte pour leur entreprise : CrossbordIA est responsable de traitement ; — les données des salariés saisies dans l'application par l'entreprise cliente : l'entreprise cliente est responsable de traitement et CrossbordIA agit en qualité de sous-traitant, dans les conditions de l'accord de sous-traitance (article 28 du RGPD). 2. Données traitées Compte et identification : nom, prénom, adresse e-mail, mot de passe chiffré, rôle, entreprise de rattachement. Gestion des absences : poste, date d'entrée, temps de travail, équipe et agence, demandes de congés (dates, type, motif éventuel), compteurs de congés payés et de RTT, justificatifs déposés le cas échéant. Facturation : raison sociale, adresse, effectif facturé, historique des paiements (les données de carte bancaire sont traitées exclusivement par Stripe). Technique : journaux de connexion, adresse IP, horodatage, à des fins de sécurité. 3. Finalités et bases légales Fourniture du service et exécution du contrat : exécution du contrat. Gestion des comptes et sécurité, prévention des accès non autorisés : intérêt légitime. Facturation et obligations comptables : obligation légale. Assistance et relation client : exécution du contrat et intérêt légitime. Mesure d'audience et cookies non essentiels : consentement. 4. Destinataires Les données ne sont accessibles qu'aux personnes habilitées au sein de l'entreprise cliente selon leur rôle, aux équipes de CrossbordIA strictement habilitées, et à nos sous-traitants ultérieurs listés dans l'accord de sous-traitance. Aucune donnée n'est vendue ni cédée à des fins publicitaires. 5. Transferts hors Union européenne L'hébergement est assuré au sein de l'Union européenne. Les transferts éventuels vers des pays tiers sont encadrés par les clauses contractuelles types de la Commission européenne, complétées le cas échéant par des mesures techniques supplémentaires. 6. Durées de conservation Compte utilisateur : pendant la durée du contrat, puis suppression dans les 30 jours suivant la résiliation, sauf export demandé. Données de congés et compteurs : durée du contrat, puis archivage intermédiaire jusqu'à 5 ans pour la gestion de la preuve en matière sociale, à la demande de l'entreprise cliente. Justificatifs d'absence, y compris les arrêts de travail, qui constituent des données de santé au sens de l'article 9 du RGPD : 6 mois à compter du dépôt par défaut, 12 mois au maximum si l'entreprise cliente allonge ce délai. À l'échéance, une purge automatique quotidienne supprime le fichier stocké et la référence correspondante en base, sans intervention humaine. Ces documents ne sont accessibles qu'au salarié concerné, à ses valideurs et à l'administrateur de son entreprise. Factures et pièces comptables : 10 ans (obligation légale). Journaux de connexion : 12 mois. Prospects et demandes de contact : 3 ans à compter du dernier contact. Cookies : 13 mois maximum. 7. Sécurité Chiffrement des échanges (TLS), chiffrement des données au repos, cloisonnement strict entre entreprises clientes appliqué au niveau de la base de données, contrôle d'accès par rôle, journalisation des opérations sensibles, mots de passe stockés sous forme de condensat, sauvegardes régulières. 8. Vos droits Vous disposez des droits d'accès, de rectification, d'effacement, de limitation, d'opposition et de portabilité, ainsi que du droit de définir des directives post-mortem. Si vous êtes salarié d'une entreprise cliente, adressez votre demande en priorité à votre employeur, responsable de traitement ; nous l'assisterons dans le traitement de votre demande. Pour les traitements dont CrossbordIA est responsable : contact@vacatio.fr ou CrossbordIA — Vacatio, 47 rue Vivienne, 75002 Paris. Une réponse est apportée dans un délai d'un mois. Vous pouvez introduire une réclamation auprès de la CNIL (3 place de Fontenoy, 75007 Paris, www.cnil.fr). 9. Décision automatisée Vacatio ne prend aucune décision produisant des effets juridiques sur la base d'un traitement exclusivement automatisé. La validation des demandes de congés relève toujours d'une décision humaine. 10. Modifications Toute évolution substantielle de la présente politique est notifiée dans l'application au moins 30 jours avant son entrée en vigueur.