Arrêt de travail annoncé avant le justificatif : dates provisoires

Le cas concret

Un salarié appelle : il est arrêté deux semaines, ou son arrêt est prolongé. Le justificatif, lui, arrivera dans quelques jours — parfois avec une date différente de celle annoncée.

Vous n'avez pas à choisir entre attendre le papier et saisir une information dont vous n'êtes pas sûr. Vacatio vous permet d'enregistrer l'absence immédiatement en indiquant que les dates sont provisoires.

Ce que change le marqueur « dates provisoires »

Une absence provisoire produit exactement les mêmes effets qu'une absence confirmée :

• elle apparaît dans le calendrier partagé,
• elle est prise en compte dans l'effectif disponible, pour que les responsables voient que la personne sera absente,
• elle est comptée dans les demandes et les compteurs.

Elle est simplement signalée visuellement — bordure en pointillés et mention « dates provisoires » — pour que chacun sache que les dates peuvent encore bouger, comme le sont déjà les demandes en attente.

Tant qu'une absence provisoire n'a pas été confirmée, Vacatio vous relance : c'est ce qui évite qu'une saisie faite dans l'urgence reste indéfiniment approximative.

À réception du justificatif

Ouvrez l'absence et utilisez « Confirmer / corriger ». Vous indiquez les dates réelles et choisissez « Confirmées par le justificatif reçu ».

Vacatio recalcule alors automatiquement :

• les soldes de congés payés et de RTT,
• les jours acquis pendant l'arrêt, qui dépendent du type d'arrêt — 2 jours ouvrables par mois pour un arrêt maladie ordinaire (art. L3141-5-1), 2,5 jours pour un accident du travail ou une maladie professionnelle (art. L3141-5, 5°) — et de la durée corrigée,
• le report de 15 mois des congés que le salarié n'a pas pu prendre, puisqu'il découle de la période d'empêchement.

L'obligation d'information du salarié, elle, démarre au retour effectif, donc à la date confirmée — jamais à la date estimée. C'est cette date qui fait courir votre délai d'un mois.

Ce qui est tracé

Toute correction est enregistrée dans l'historique de l'absence : dates avant et après, auteur de la correction, motif, et le passage de « provisoire » à « confirmé ». En cas de contrôle ou de contestation, vous montrez ce que vous saviez, quand, et ce que vous en avez fait.

Prolongations

Le mécanisme est identique. Quand Vacatio vous demande, à l'approche de la fin d'un arrêt, si le salarié est revenu ou si l'arrêt est prolongé, vous saisissez les dates de la prolongation dans le même écran — et vous indiquez si elles sont provisoires ou confirmées. Pas besoin d'aller créer l'absence ailleurs.

À retenir

Enregistrez l'information dès que vous l'avez, même incomplète. Corrigez-la à réception du justificatif. Vacatio se charge des recalculs et garde la trace des deux étapes.

Vacatio vous aide à respecter vos obligations, mais ne remplace pas un conseil juridique.