Administrateur · Guide
Autoriser votre cabinet comptable : ce qui devient visible, et ce qui ne l'est jamais
La liste exacte des données ouvertes à votre cabinet, celles qui restent fermées, comment révoquer l'accès et où consulter le journal des consultations.
Mis à jour le 1er septembre 2026
Votre cabinet comptable peut vous demander l'accès à vos compteurs de congés pour établir la paie. Rien ne s'ouvre sans votre accord, et l'accord se retire aussi vite qu'il se donne.
1. Ce que vous autorisez exactement
Une demande de mandat émane du cabinet, jamais de Vacatio. Vous seul — administrateur de l'entreprise — pouvez l'accepter. Ni un salarié, ni un chef d'équipe, ni un responsable d'agence, ni l'éditeur de Vacatio ne le peuvent à votre place. Une demande sans réponse expire seule au bout de 14 jours.
2. Ce qui devient visible pour le cabinet
| Donnée | Pourquoi |
|---|---|
| Nom et prénom du salarié | La paie se fait par personne ; un solde anonyme est inexploitable. |
| Compteurs de congés : acquis, pris, en attente, report, solde, échéance du report | C'est la matière de l'export de paie et de la provision de congés payés. |
| Dates de début et de fin des absences validées, nombre de jours | Nécessaire pour valoriser le mois. |
| Libellé du compteur : CP, RTT, congé sans solde… | Détermine le traitement en paie. |
| Effectif, demandes en attente, jours menacés d'expiration, prochaine échéance | Agrégats de pilotage, sans donnée nominative. |
3. Ce qui reste fermé, quoi qu'il arrive
| Donnée | Pourquoi |
|---|---|
| Le motif d'une absence | Non nécessaire à la paie ; potentiellement révélateur de la vie privée. |
| Les justificatifs : arrêts de travail, certificats | Données de santé. Le stockage reste fermé, mandat ou non. |
| Les coordonnées personnelles de vos salariés | Le cabinet dialogue avec vous, pas avec eux. |
| Toute écriture : validation, correction de solde, saisie | Le cabinet observe et exporte ; il ne décide pas. |
Ce périmètre est appliqué par la base de données, pas par l'affichage : une anomalie d'interface ne peut pas faire apparaître ce qui est exclu.
4. Révoquer
Depuis vos réglages, la révocation est immédiate : le rôle du cabinet est supprimé dans la foulée et la consultation suivante est refusée. Aucun délai, aucun cache, aucune justification à fournir.
5. Le journal des consultations
Chaque lecture faite par le cabinet écrit une ligne : quel cabinet, quel utilisateur, quelle nature de consultation, quand. Trois propriétés à connaître :
- L'écriture est indissociable de la lecture — elle est faite par la consultation elle-même, pas par un appel séparé que l'on pourrait omettre.
- Le journal est infalsifiable — aucune modification ni suppression n'est possible, ni par le cabinet, ni par vous, ni par l'éditeur.
- La conservation est bornée à 24 mois — de quoi couvrir un exercice clos et son contrôle, sans constituer un fichier de surveillance.
Le journal survit à la révocation : c'est la pièce à produire en cas de contestation ultérieure.
6. Ce que vous devez à vos salariés
Le cabinet est une catégorie de destinataires de données personnelles. À ce titre :
- mentionnez-le dans votre registre des traitements ;
- informez vos salariés que leur cabinet comptable accède à leurs compteurs de congés dans le cadre de la paie ;
- conservez la trace du mandat : sa date d'acceptation figure dans vos réglages.
Vacatio ne choisit pas votre cabinet, ne le rémunère pas et ne lui donne aucune instruction : le mandat va de vous à lui.
7. Et le coût ?
L'accès de votre cabinet est inclus dans votre abonnement. Le cabinet n'est pas facturé, et autoriser un mandat ne modifie ni votre plan ni votre nombre de licences.