Clôturer la période de référence

La clôture arrête les soldes de la période de référence écoulée et ouvre la suivante. C'est le moment le plus sensible du cycle : des jours peuvent y être perdus ou créés, et une erreur est difficile à rattraper une fois la période close. Prenez toujours l'aperçu avant de valider.

Où la lancer

Paramètres de l'entreprise → Clôture de la période de référence. Le bouton « Calculer l'aperçu d'impact » n'écrit rien : il affiche le nombre de compteurs concernés, les jours reportés, les jours perdus, les anticipations reportées et les jours de fractionnement à verser. Le bouton de clôture ne s'active qu'une fois l'aperçu affiché.

La clôture est aussi déclenchée automatiquement après la fin de la période. Les deux chemins appliquent exactement les mêmes règles.

Ce qui se passe exactement

Jours de fractionnement. Ils sont calculés en premier, sur les congés réellement pris, et versés sur la période qui se clôture — pas sur la suivante. Si votre mode de fractionnement est « validation administrateur », les droits restent à l'état de proposition tant que vous ne les avez pas accordés : accordez-les avant de clôturer, sinon ils seront versés sur la période en cours.

Reliquats de congés payés. Le solde restant est reporté sur la nouvelle période si le report est activé, dans la limite du plafond que vous avez fixé. La date d'expiration du reliquat est recalculée sur la nouvelle période selon votre paramétrage. Les jours au-delà du plafond, et la totalité du solde si le report est désactivé, sont perdus.

Aucune perte sans trace. Chaque perte est inscrite dans l'historique du salarié avec son motif, le solde avant, le solde après et l'horodatage. Il en va de même pour les reports et pour l'arrêté de solde de la période close.

Congés pris par anticipation. Un salarié dont le solde est négatif à la clôture ne repart pas de zéro : sa dette est reportée explicitement sur la nouvelle période et imputée sur les jours qu'il va acquérir, sans double comptage. Vous recevez une notification listant les salariés concernés.

Compteurs autres que les congés payés. Les RTT ne se reportent pas : leur solde est perdu à la clôture, avec une écriture d'historique.

Garanties d'exécution

La clôture s'exécute en une seule transaction, protégée par un verrou : en cas d'échec en cours de traitement, aucun état partiel ne subsiste. Elle est idempotente — la relancer ne double ni les reports, ni les jours de fractionnement, ni les pertes. Une période déjà close n'est jamais réécrite.

À vérifier avant de lancer

1. Les demandes de congés en attente sur la période sont toutes tranchées : une demande non validée n'est pas comptée comme prise et gonfle le solde reportable.
2. Les paramètres de reliquat sont à jour : report activé ou non, plafond, date limite d'utilisation, comportement à l'échéance.
3. Les droits de fractionnement en attente de votre décision sont accordés ou refusés.
4. Les salariés sortis sont désactivés et leur solde de tout compte est traité.
5. Les chiffres de l'aperçu correspondent à ce que vous attendez, en particulier le nombre de jours perdus.

Décomposition du solde

Après la clôture, le solde de chaque salarié reste décomposable : jours acquis sur la période, jours reportés avec leur date d'expiration, jours de fractionnement, anticipation reportée, jours expirés. Le salarié voit ce détail depuis son tableau de bord. En cas de contestation, l'historique retrace chaque mouvement.

Rappel légal

L'employeur a l'obligation de permettre la prise effective des congés payés : informer les salariés de la période de prise et des dates de départ, et les mettre en mesure de poser leurs jours. Laisser expirer des jours faute d'avoir permis leur prise expose l'entreprise : la perte ne lui est alors pas opposable et elle peut devoir indemniser les jours. Les alertes de reliquats à risque sont envoyées aux administrateurs 60, 30 puis 15 jours avant l'échéance — traitez-les, ne les laissez pas s'accumuler jusqu'à la clôture.