Délais de demande, absences constatées et indicateurs de ponctualité

Ce que couvre cet article

Trois sujets liés : le délai de prévenance attendu pour déposer une demande de congés, l'enregistrement d'une absence constatée dont le motif n'est pas encore connu, et les indicateurs qui en découlent.

1. Le barème de prévenance

Aucun délai n'est imposé par la loi

Le Code du travail ne fixe pas de délai général de demande de congés. Le délai relève de votre convention collective, d'un accord d'entreprise, ou à défaut de votre pouvoir d'organisation. Vacatio vous permet de le formaliser, pas de l'inventer : vérifiez d'abord ce que prévoit votre convention.

Le paramétrage

Dans Paramètres de l'entreprise → Délai de prévenance des demandes, vous définissez des paliers : à chaque durée de congés correspond un nombre de jours de prévenance. Le barème livré par défaut est le suivant :

Vous pouvez ajouter, modifier ou supprimer des paliers, et définir un barème spécifique à un type de congé (les paliers propres à un type l'emportent sur les paliers généraux).

Le comportement en cas de non-respect

Trois choix, du plus souple au plus strict :

• Mention au valideur : la demande passe, le valideur voit qu'elle a été déposée hors délai.
• Avertissement (réglage par défaut) : le salarié est prévenu avant d'envoyer, mais peut confirmer.
• Blocage : la demande est refusée. Un responsable peut passer outre en motivant sa décision, et ce motif est conservé.

Le réglage recommandé est l'avertissement : il informe sans créer de blocage administratif dans les situations légitimes.

La communication : condition d'application

Un délai fixé par l'employeur n'est opposable qu'une fois porté à la connaissance des salariés. Tant que vous n'avez pas publié le barème, le blocage ne s'applique pas, même s'il est sélectionné.

Le bouton « Communiquer aux salariés » enregistre une version datée du barème, notifie chaque salarié, et conserve la trace de la publication (contenu exact, message, nombre de destinataires, auteur). Chaque salarié peut ensuite confirmer en avoir pris connaissance depuis l'écran de demande ; la carte de paramétrage affiche le nombre de confirmations reçues.

Republier après modification : chaque publication crée une nouvelle version.

Les arrêts de travail

Un arrêt de travail n'est jamais soumis au délai de prévenance. Il est par nature imprévisible : Vacatio ne lui applique aucun barème et ne le fait apparaître dans aucun indicateur de ponctualité.

2. L'absence constatée

Enregistrer d'abord, qualifier ensuite

Quand un salarié ne se présente pas et que le motif est inconnu, l'encadrement enregistre l'absence telle qu'il la constate : salarié, dates, observation factuelle. L'absence est immédiatement prise en compte dans le calendrier et dans l'effectif disponible, sans être imputée à un compteur.

Depuis Ponctualité et absences constatées → Enregistrer une absence constatée, ou depuis l'écran de validation.

Écrivez uniquement des faits (« non présent à la prise de poste », « a prévenu par SMS à 8h10 »). N'y consignez aucune information relative à la santé.

Qualifier

Dès que le motif est connu, l'absence reçoit son type définitif : congé payé, congé sans solde, arrêt de travail, événement familial, absence non justifiée… La qualification déclenche le recalcul du solde concerné et peut corriger les dates.

Chaque qualification est tracée : type retenu, auteur, date, précision éventuelle. Une relance est envoyée aux responsables tous les trois jours tant qu'une absence reste sans motif.

La sortie automatique des arrêts

Une absence qualifiée en arrêt de travail sort rétroactivement des indicateurs d'imprévu. Elle n'y figure plus, ni dans le décompte individuel, ni dans la part d'absences imprévues.

3. Les indicateurs

Ce qui est mesuré

Uniquement des faits vérifiables :

• Demandes déposées hors délai : nombre, rapporté au total des demandes, et écart moyen en jours avec le délai attendu.
• Absences constatées : nombre, hors arrêts de travail, et délai moyen de régularisation (temps écoulé entre l'absence et sa qualification).
• Taux d'absentéisme par agence et par équipe : jours d'absence rapportés aux jours ouvrés théoriques de l'effectif.
• Part des absences imprévues dans l'ensemble des absences.
• Répartition dans la semaine des absences imprévues, pour ajuster les plannings.

Ce qui n'est pas mesuré, et pourquoi

Vacatio ne produit aucun score de comportement, aucun indice de suspicion, aucun croisement avec des données de santé. Ces traitements seraient à la fois disproportionnés au regard du RGPD et juridiquement risqués.

Comment les lire

Ces chiffres servent à organiser : anticiper les tensions de planning, repérer un service structurellement sous tension, ajuster les remplacements. Ils décrivent une situation, ils ne l'expliquent pas.

Un salarié qui apparaît avec plusieurs demandes hors délai peut avoir des contraintes personnelles, un encadrement peu disponible, ou simplement ignorer le barème. Un taux d'absentéisme élevé sur un service interroge souvent l'organisation avant les personnes.

Ces indicateurs ne constituent ni une preuve, ni un fondement de sanction. Toute mesure individuelle relève de la procédure disciplinaire, avec ses garanties propres, et doit s'appuyer sur des faits précis, établis et discutés avec l'intéressé. Rapprochez-vous d'un conseil avant d'engager quoi que ce soit.

Qui y a accès

Les indicateurs sont réservés à l'encadrement (chef d'équipe, responsable d'agence, administrateur). Un salarié n'y a pas accès et ne voit pas les données de ses collègues.