Administrateur · Guide
Migrer depuis votre ancien outil
Reprendre vos compteurs de congés dans Vacatio par import Excel, sans perdre les congés déjà validés pour des dates à venir.
Mis à jour le 1er septembre 2026
Vous gériez vos congés dans un tableur, un logiciel de paie ou un autre outil RH. Vacatio reprend vos compteurs en une fois, puis prend le relais : l'acquisition mensuelle continue par-dessus les soldes repris, sans double comptage.
1. Où se trouve l'écran de reprise
L'écran Migration depuis votre ancien outil est réservé à l'administrateur de l'entreprise. Il est accessible :
- depuis l'étape 4 « Salariés & reprise » de l'assistant de configuration, qui regroupe désormais tout l'import ;
- à tout moment ensuite, depuis Gestion des employés. Une entreprise peut migrer après coup, une fois ses salariés créés.
2. Le modèle Excel unique
Téléchargez le modèle : un seul fichier .xlsx, trois feuilles de saisie. Le format CSV n'est plus accepté : il ne supporte ni onglets, ni notes de colonne, et ses séparateurs décimaux provoquaient des lectures fausses. Chaque en-tête porte une note explicative au survol dans Excel.
Feuille « Salariés » — les personnes à inviter : prenom, nom, email, poste, agence, role (employee, team_leader ou agency_manager), droit_annuel_jours et date_embauche. Attention : droit_annuel_jours est le droit annuel (25 jours ouvrés ou 30 jours ouvrables), pas le solde restant — les compteurs se reprennent dans la feuille suivante.
Feuille « Soldes de départ » — une ligne par salarié déjà présent dans Vacatio :
| Colonne | Contenu |
|---|---|
email | identifie le salarié ; il doit déjà avoir un compte (les personnes seulement invitées par ce fichier se reprennent après acceptation) |
cp_acquis | congés payés acquis sur la période de référence en cours |
cp_deja_pris | jours déjà pris sur cette même période |
reliquat_reporte | jours reportés de la période précédente |
expiration_reliquat | date limite d'utilisation du reliquat (AAAA-MM-JJ) |
rtt_acquis / rtt_deja_pris | à laisser vides si vous ne gérez pas de RTT |
date_embauche | facultative, sert au prorata d'acquisition |
motif | obligatoire, conservé dans l'historique |
Feuille « Absences futures » — les congés déjà validés dans votre ancien outil pour des dates à venir : salarié, dates de début et de fin, type de congé, éventuelles demi-journées.
Feuille « Mode d'emploi » — le rappel des règles et la liste de vos types de congés.
3. Le point à ne pas manquer : les congés déjà validés
C'est le piège de toute migration.
Sans cette précaution, trois conséquences :
- le solde repris est surestimé : ces jours sont engagés mais pas encore décomptés ;
- le calendrier partagé est faux : le salarié apparaît présent alors qu'il sera absent ;
- un manager validera une autre demande sur la même période, créant un sous-effectif réel.
La solution propre est la feuille « Absences futures ». Vacatio crée ces absences directement au statut approuvé, en mentionnant leur origine (reprise de migration), et les décompte du solde. Le calendrier est juste, les soldes aussi.
4. Exemple chiffré
Camille, entrée en 2019, temps plein, période de référence du 1er juin 2026 au 31 mai 2027. Vous adoptez Vacatio le 6 août 2026. Son bulletin de juillet indique 5 jours acquis, 0 jour pris, et un reliquat de 3 jours expirant le 31 décembre 2026. Elle a par ailleurs deux semaines validées du 17 au 28 août, soit 11 jours ouvrables.
Vous saisissez :
- feuille « Soldes de départ » :
cp_acquis= 5,cp_deja_pris= 0,reliquat_reporte= 3,expiration_reliquat= 2026-12-31 ; - feuille « Absences futures » : du 2026-08-17 au 2026-08-28, type « Congés payés ».
Résultat dans Vacatio : 8 jours repris, 11 jours engagés — le récapitulatif signale que le solde deviendra négatif. C'est cohérent : Camille prend une avance sur ses droits de la période, qui s'acquièrent à 2,5 jours par mois. L'alerte vous permet de le constater avant d'écrire, pas après.
5. Prévisualisation, récapitulatif, contrôle
Avant toute écriture, Vacatio affiche :
- une prévisualisation ligne par ligne des trois feuilles, avec le motif d'erreur exact quand une ligne est rejetée (adresse inconnue, date mal formée, type de congé introuvable) ;
- les incohérences signalées : solde repris nul alors que des absences futures existent, absences supérieures au solde. Ce sont des alertes, pas des blocages : vous connaissez votre situation mieux que l'outil ;
- un récapitulatif chiffré avant confirmation : nombre d'invitations créées, nombre de salariés concernés, total des jours repris, nombre d'absences créées et jours décomptés.
Chaque reprise est tracée : auteur, date, motif, valeurs avant et après. L'interface distingue ensuite visiblement ce qui a été repris manuellement de ce qui a été calculé par Vacatio. En cas de contestation d'un salarié, cette distinction est déterminante.
6. Après l'import
Pendant les six semaines qui suivent, un rappel invite l'administrateur à contrôler les soldes repris, avec un écran de comparaison. Les erreurs de migration se détectent dans les premières semaines, pas six mois plus tard. Une fois le contrôle fait, le rappel disparaît.
7. Ce que Vacatio ne reprend pas
- l'historique des demandes passées : seules les absences à venir sont créées ;
- les justificatifs (arrêts de travail, pièces jointes) : conservez-les dans votre outil d'origine ou votre dossier du personnel ;
- les commentaires de managers et les décisions antérieures.
Conservez un export de votre ancien outil : il reste votre référence pour la période antérieure à la migration.
Vacatio vous aide à structurer votre gestion des congés ; il ne remplace pas un conseil juridique.