Paramétrer les délais de prévenance

Ce que la loi impose, ce qu'elle vous laisse

Le code du travail ne fixe pas de délai de prévenance général à la charge du salarié pour demander ses congés payés. Le délai que vous paramétrez ici relève donc de votre convention collective, d'un accord d'entreprise, du règlement intérieur ou d'un usage. Ne le présentez pas à vos salariés comme une obligation légale : c'est une règle d'entreprise, opposable si elle est régulièrement portée à leur connaissance.

Deux délais, eux, sont d'origine légale et pèsent sur l'employeur :

• communication de l'ordre des départs au moins un mois avant le départ (article D3141-6) ;
• impossibilité de modifier l'ordre et les dates moins d'un mois avant la date prévue, sauf circonstances exceptionnelles (article L3141-16).

Définir vos règles

Dans Paramètres de l'entreprise → Délais de prévenance :

1. ajoutez une règle par tranche de durée (par exemple : jusqu'à 2 jours d'absence, 7 jours de prévenance ; de 3 à 10 jours, 21 jours ; au-delà, 30 jours) ;
2. choisissez le comportement : avertissement (la demande passe, signalée) ou blocage (la demande est refusée au dépôt) ;
3. rédigez le message affiché au salarié : c'est là que vous citez la source de la règle, convention ou usage.

Vacatio applique la règle correspondant au nombre de jours décomptés, pas à la durée calendaire.

Publier la politique

La publication horodate la version en cours et permet de recueillir un accusé de lecture par salarié. C'est ce qui rend la règle opposable : une règle non portée à la connaissance des salariés se défend mal.

Chaque nouvelle publication crée une version : les accusés antérieurs restent attachés à la version qu'ils concernaient.

Choisir entre avertissement et blocage

• Avertissement convient à la plupart des PME : il laisse l'encadrement arbitrer au cas par cas et conserve la trace du hors-délai.
• Blocage protège une organisation contrainte par des seuils d'effectif serrés, mais il reporte sur l'encadrement chaque situation d'urgence, qui passera alors par une dérogation.

Dans les deux cas, les hors-délais sont comptabilisés dans les indicateurs de ponctualité.