Administrateur · Guide
Reprendre vos soldes de congés en arrivant sur Vacatio
Comment saisir ou importer les compteurs existants, les faire recalculer selon les règles en vigueur et expliquer les écarts à vos salariés.
Mis à jour le 1er septembre 2026
Pourquoi cette étape est décisive
Vos salariés arrivent avec un historique. Si les compteurs de départ sont faux, tout ce que Vacatio calculera ensuite le sera aussi — et un solde qui bouge sans explication est la première cause de contestation interne.
1. Saisir les soldes d'ouverture
Dans Gestion des salariés → Soldes d'ouverture, vous pouvez :
- saisir manuellement, pour chaque salarié, les jours acquis et les jours déjà pris sur la période de référence en cours ;
- ou importer un fichier CSV si vous venez d'un autre outil ou d'un tableur.
Chaque saisie est datée, attribuée à son auteur et peut porter une note explicative. Ces valeurs servent de point de départ : Vacatio ne les écrase jamais silencieusement.
2. Vérifier le mode de décompte
Avant toute reprise, contrôlez que le mode retenu (jours ouvrables ou jours ouvrés) correspond à celui de vos bulletins. 30 jours ouvrables et 25 jours ouvrés représentent le même droit ; les mélanger crée un écart de 5 jours par salarié. Si vous changez de mode, Vacatio convertit les soldes et vous montre l'effet avant validation.
3. Appliquer les règles d'acquisition en arrêt
Si certains salariés ont été en arrêt, lancez Recalculer les soldes après un arrêt. Vacatio applique les régimes prévus par la loi du 22 avril 2024, vous liste les soldes modifiés, trace chaque écart dans l'historique du salarié avec son motif légal et informe les intéressés.
4. Ouvrir les reports de 15 mois
Pour les arrêts déjà terminés, lancez la détection des reprises : Vacatio crée les compteurs de report de 15 mois correspondants et vous indique les salariés à informer.
5. Communiquer
Annoncez à vos équipes la date de bascule et le solde retenu pour chacun. Un état imprimable est disponible depuis les exports.
Points de contrôle
- Période de référence conforme à votre accord ou, à défaut, du 1er juin au 31 mai (article R3141-4).
- Salariés entrés en cours d'année : l'acquisition démarre à leur date d'embauche.
- Congés déjà validés pour des dates futures : ils sont comptés comme engagés, pas comme pris.
Textes cités : articles L3141-3, L3141-5, L3141-5-1 et R3141-4 du Code du travail, version consultée le 1er février 2026 sur code.travail.gouv.fr. Vacatio signale et outille, mais ne remplace pas un conseil juridique.