Cabinet comptable : demander un mandat et exporter vos dossiers

Vacatio permet à un cabinet comptable de consulter les compteurs de congés de ses clients et d'en tirer un export de paie, sans jamais pouvoir écrire dans leur dossier.

1. Créer le cabinet

La première personne du cabinet crée la fiche cabinet — nom, SIRET, courriel de contact — et en devient responsable. Elle peut ensuite ajouter ses collaborateurs. Un collaborateur ajouté hérite des mandats du cabinet ; il n'a aucun accès en propre.

2. Demander un mandat

Un mandat lie votre cabinet à une entreprise cliente. Vous le demandez avec le SIREN ou le SIRET du client. Trois issues :

• le client accepte : le mandat devient actif et le dossier apparaît dans votre portefeuille ;
• le client refuse : la demande est close ;
• personne ne répond : la demande expire seule au bout de 14 jours.

Vous ne pouvez pas vous attribuer un accès : la demande est la seule porte, et l'acceptation appartient au seul administrateur de l'entreprise cliente.

3. Ce que vous voyez

• Nom et prénom des salariés.
• Compteurs de congés : acquis, pris, en attente, report, solde, date d'échéance du report.
• Dates de début et de fin des absences validées, et le nombre de jours.
• Libellé du compteur concerné.
• Indicateurs de pilotage du dossier : effectif, demandes en attente, jours menacés d'expiration, prochaine échéance.

4. Ce que vous ne verrez jamais

• Le motif d'une absence.
• Les justificatifs : arrêts de travail, certificats. Le stockage reste fermé, mandat ou non.
• Les coordonnées personnelles des salariés.
• Toute possibilité d'écrire : valider une demande, corriger un solde, saisir une absence.

Ce périmètre n'est pas un réglage d'affichage : les données exclues ne vous sont pas transmises par la base.

5. Exporter

L'export de paie multi-dossiers produit un seul fichier CSV pour le mois demandé, tous dossiers mandatés confondus. Ses colonnes :

Dossier ; Identifiant dossier ; Matricule ; Nom ; Prénom ; Compteur ; Début ; Fin ; Jours

L'export fonctionne pour tous vos dossiers mandatés, quel que soit l'abonnement de chaque client. Un dossier révoqué entre-temps apparaît en clair comme non accessible, plutôt que de faire échouer l'export.

6. Fin de l'accès

Le client révoque son mandat en un clic, sans préavis et sans vous consulter. L'accès est coupé immédiatement : la consultation suivante est refusée. Le journal des consultations, lui, subsiste.

7. Traçabilité

Chaque consultation écrit une ligne — cabinet, dossier, utilisateur, nature, date — que le client peut lire à tout moment. Aucune de ces lignes ne peut être modifiée ni supprimée, par personne. Elles sont purgées automatiquement au bout de 24 mois.