Question 1

Puis-je poser mes congés avant la clôture du 31 mai ?

Accepted Answer

## Oui, dès que les jours sont acquis

Depuis la loi du 8 août 2016, l'article **L3141-12 du code du travail** énonce que les congés peuvent être pris **dès l'ouverture des droits**. Vous n'avez donc pas à attendre la clôture de la période de référence (le 31 mai, sauf période différente fixée par accord d'entreprise ou de branche) pour utiliser les jours déjà portés à votre compteur.

Deux réserves, qui n'annulent pas la règle :

- l'accord de l'employeur reste requis **sur les dates**, dans l'ordre des départs et la période de prise fixés par l'entreprise (articles L3141-13 à L3141-16) ;
- votre convention collective peut prévoir des règles plus favorables, jamais moins.

## Ce n'est pas de l'anticipation

Poser des jours **déjà acquis** n'est pas de l'anticipation, quelle que soit la date de votre départ.

L'anticipation, c'est autre chose : consommer des jours **qui ne seront pas encore acquis à la date de votre départ**. Cela suppose l'accord de l'employeur, qui n'y est jamais tenu, et l'entreprise peut fixer un plafond. Les jours anticipés créent un solde négatif jusqu'à leur acquisition ; en cas de départ de l'entreprise, ils sont régularisés dans le solde de tout compte.

## Comment le lire dans Vacatio

Sur la carte de solde et au moment de la saisie, trois nombres différents :

- **Solde acquis** : ce que vous avez acquis à ce jour.
- **Droits à la date de départ** : ce que vous aurez acquis le jour où le congé commence. C'est ce nombre que Vacatio compare à votre demande.
- **Reste à poser** : le solde acquis diminué des demandes en attente de décision.

Un exemple. Vous avez 2,5 jours acquis aujourd'hui et vous demandez 6 jours pour dans trois mois. À cette date, vous en aurez acquis 10 : la demande ne comporte **aucune** anticipation, même si votre solde du jour est inférieur.

## À quoi sert la clôture, alors

La clôture ne conditionne pas la prise des congés, mais elle produit des effets réels :

- elle **fige le total acquis** sur la période écoulée ;
- elle détermine le **reliquat** reportable et sa date limite d'utilisation, selon les règles de votre entreprise ou de votre convention ;
- elle ouvre les droits éventuels au **fractionnement** (article L3141-23) ;
- elle déclenche, après un arrêt de travail, le **report de quinze mois** prévu par la loi du 22 avril 2024 (articles L3141-19-1 et suivants) ;
- elle fixe la base de calcul de l'**indemnité de congés payés** (article L3141-24).

> Vacatio ne remplace pas un conseil juridique. Vérifiez votre convention collective : elle peut prévoir des règles plus favorables.

Question 2

Puis-je annuler une demande de congé ?

Accepted Answer

Oui, une demande de congé peut être annulée — mais les règles diffèrent selon qu'elle est encore en attente ou déjà validée.

## Demande en attente : annulation immédiate

Tant que votre responsable n'a pas tranché, vous êtes libre. Ouvrez « **Mes demandes** », repérez la ligne au statut *En attente*, puis choisissez **Annuler**. L'effet est immédiat :

- la demande passe au statut *Annulée* et disparaît de la file de validation de votre manager ;
- les jours **réservés** sont rendus à votre solde disponible dans la seconde ;
- l'annulation est tracée dans l'historique, avec son auteur et son horodatage.

Exemple : vous aviez demandé 6 jours ouvrables du 10 au 15 août. Votre solde disponible affichait 12 jours. Après annulation, il repasse à 18 jours.

## Demande déjà validée : accord nécessaire

Une fois la demande approuvée, les dates de congé sont fixées d'un commun accord. L'employeur ne peut plus les modifier unilatéralement passé le délai légal, et **le salarié non plus**. L'annulation devient donc une demande de modification, soumise à l'accord de votre responsable.

Dans Vacatio, ouvrez la demande validée et utilisez **Demander l'annulation** : votre manager reçoit une notification et décide. Tant qu'il n'a pas répondu, les jours restent décomptés.

## Congé déjà commencé ou passé

Les jours déjà écoulés ne peuvent pas être restitués par une simple annulation : ils correspondent à une absence réelle. Seul un administrateur peut procéder à une régularisation de compteur, par exemple après un arrêt de travail survenu pendant les congés — et selon ce que prévoit votre [convention collective](/conventions-collectives).

## Modifier plutôt qu'annuler

Si seules les dates changent, l'annulation suivie d'une nouvelle demande est plus lisible pour votre manager qu'une modification silencieuse : l'historique conserve les deux mouvements, ce qui protège les deux parties en cas de désaccord.

Attention au **délai de prévenance** : une nouvelle demande repart à zéro. Annuler un congé demandé deux mois à l'avance pour le reposer trois jours avant le départ expose à un refus légitime.

## Effets sur vos compteurs

L'annulation restitue exactement ce qui avait été décompté, jours fériés et fermetures exclus comme au moment de la demande. Si l'annulation intervient après la [clôture de la période de référence](/aide/cloturer-la-periode-de-reference), les jours reviennent sur la période à laquelle ils appartenaient, ce qui peut recréer un reliquat soumis à date limite — voir le guide [report et date limite des congés](/guides/report-et-date-limite-des-conges).

## À retenir

En attente, vous annulez seul et instantanément. Validée, l'annulation suppose l'accord du manager. Dans tous les cas, l'opération est tracée et vos compteurs sont recalculés automatiquement.

## Trois cas pratiques

**Le congé refusé après coup.** Un salarié annule une demande validée pour maladie d'un proche. La bonne pratique : annuler, puis déposer une nouvelle demande du type adapté (congé pour événement familial, enfant malade) plutôt que de laisser des congés payés décomptés à tort. Voir [congés pour événements familiaux](/aide/conges-evenements-familiaux).

**Le chevauchement.** Deux demandes qui se recouvrent partiellement sont refusées à la saisie. Annulez la première, puis redéposez une demande unique couvrant la période complète : le décompte est plus lisible et l'historique aussi.

**L'annulation partielle.** Vacatio ne raccourcit pas une demande validée. Annulez et redéposez sur la période réduite ; le solde est restitué intégralement avant le nouveau décompte.

## Qui peut annuler quoi

| Situation | Salarié | Manager | Administrateur |
| --- | --- | --- | --- |
| Demande en attente | Oui, seul | Peut refuser | Oui |
| Demande validée, à venir | Sur accord | Oui | Oui |
| Congé déjà écoulé | Non | Non | Régularisation |

## Notifications

Chaque annulation déclenche une notification vers l'autre partie : le manager est informé du retrait d'une demande en attente, le salarié de la suite donnée à sa demande d'annulation. Aucun retrait n'est silencieux.

## Vérifier après coup

Après annulation, contrôlez votre page de soldes : le disponible doit avoir augmenté du nombre exact de jours décomptés à l'origine — fériés et fermetures exclus, comme lors de la demande initiale. Si l'écart persiste, consultez [comprendre et suivre mes soldes](/aide/suivre-mes-soldes) ou signalez-le à votre administrateur.

Question 3

Pourquoi Vacatio m'indique que des collègues sont déjà absents ?

Accepted Answer

Lorsque vous saisissez des dates dans une nouvelle demande, Vacatio vérifie immédiatement si d'autres personnes de votre équipe ont déjà une demande en attente ou validée sur la même période, et vous l'indique.

## Ce que l'alerte affiche, et ce qu'elle n'affiche pas

Vous voyez **le nombre** de collègues concernés et le périmètre (votre équipe, ou l'entreprise si vous n'êtes rattaché à aucune équipe). Vous ne voyez **pas leur identité** : les noms ne sont affichés qu'aux personnes déjà habilitées à consulter les absences nominatives, c'est-à-dire les responsables et les administrateurs. Vos collègues ne voient pas davantage vos dates.

## L'alerte ne bloque rien

Votre demande reste possible et peut parfaitement être acceptée. L'alerte est une information, pas un refus : c'est votre responsable qui arbitre, en tenant compte de l'effectif nécessaire et des critères légaux de l'ordre des départs.

## Les périodes proposées

Quand des dates sont très demandées, Vacatio suggère des périodes plus dégagées dans les mois qui viennent, calculées sur les absences déjà connues et sur le calendrier de travail de votre entreprise. Ces suggestions sont facultatives.

## Comment maximiser vos chances

- **Demandez tôt.** L'antériorité de la demande est l'un des critères d'arbitrage.
- **Évitez les pics** signalés par l'alerte quand votre situation le permet.
- **Précisez un motif** dans le champ prévu si votre demande répond à une contrainte particulière : garde d'enfants, conjoint travaillant dans une autre entreprise avec des dates imposées, réservation ferme.

## Et l'effectif minimum ?

Séparément de cette alerte, votre entreprise peut avoir défini un effectif minimum par équipe ou par période. Le cas échéant, un second message vous indique si votre absence passerait sous ce seuil.

Voir aussi : [poser une demande de congé](/aide/poser-une-demande-de-conge) et [annuler une demande](/aide/annuler-demande-conge).

Comment pouvons-nous vous aider ?

Guides

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