Synchroniser mes congés avec mon agenda

Le flux iCal publie les absences validées directement dans votre agenda. Plus besoin d'ouvrir Vacatio pour savoir qui est absent la semaine prochaine. Cette fonction est incluse dans le plan Pro.

Le principe

Vacatio publie une adresse d'abonnement (une URL en .ics) que votre agenda interroge périodiquement. La synchronisation est à sens unique : vos absences apparaissent dans l'agenda, mais créer un événement dans l'agenda ne crée aucune demande de congé.

Seules les absences validées sont publiées. Les demandes en attente n'apparaissent pas, pour éviter d'afficher des congés qui pourraient être refusés.

Récupérer son adresse de flux

Dans « Paramètres », section calendrier, générez votre flux. Deux portées sont proposées :

• Mes absences — votre propre calendrier ;
• Mon équipe — les absences validées des salariés dont vous êtes responsable, réservé aux managers et administrateurs.

Copiez l'adresse : elle est affichée une fois et reste consultable depuis la même page.

Ajouter le flux à son agenda

Outlook (web ou bureau) : Calendrier → Ajouter un calendrier → S'abonner à partir du web → collez l'adresse → nommez le calendrier.

Google Agenda : Autres agendas → + → À partir de l'URL → collez l'adresse. Google actualise en général toutes les quelques heures ; le délai n'est pas paramétrable.

Apple Calendrier : Fichier → Nouvel abonnement au calendrier → collez l'adresse → choisissez la fréquence d'actualisation.

Délai d'actualisation

Une absence validée n'apparaît pas instantanément : l'agenda décide seul de sa fréquence de rafraîchissement, souvent entre 3 et 24 heures. Ce n'est pas un dysfonctionnement. Pour une information immédiate, consultez le calendrier partagé dans l'application.

Sécurité de l'adresse

L'adresse du flux contient un jeton secret : toute personne qui la détient peut lire les absences publiées, sans mot de passe. Trois règles :

• ne la publiez jamais sur un intranet ouvert ou dans un document partagé ;
• ne l'envoyez pas à des tiers extérieurs à l'entreprise ;
• en cas de doute, révoquez le flux depuis les paramètres et générez-en un nouveau. L'ancienne adresse cesse immédiatement de fonctionner.

Un flux d'équipe contient des informations sur les absences de vos collaborateurs : traitez-le comme une donnée interne.

Que contient chaque événement

Le nom du salarié, le type d'absence, les dates de début et de fin. Les motifs, commentaires et justificatifs ne sont jamais publiés : ils peuvent contenir des données sensibles, notamment de santé.

Si le flux ne se met pas à jour

1. Vérifiez que l'absence est bien validée, et non en attente.
2. Forcez l'actualisation depuis votre agenda, ou supprimez puis rajoutez l'abonnement.
3. Contrôlez que le flux n'a pas été révoqué dans les paramètres.
4. Assurez-vous que votre entreprise dispose bien du plan Pro : le contrôle est effectué côté serveur.

Alternatives

Sans plan Pro, le calendrier partagé de l'application affiche les mêmes informations en temps réel, et les exports CSV, Excel ou PDF permettent de diffuser un planning ponctuel.