Utiliser les exports paie

Les exports transforment les absences validées en pièces exploitables par la paie. Trois formats coexistent : l'export à la demande, l'attestation individuelle et l'export paie programmé du plan Pro.

1. Export à la demande

Depuis « Exports », choisissez une période, un périmètre (entreprise, agence, équipe) et un format CSV ou Excel. Le fichier contient une ligne par absence validée : salarié, matricule, type de congé, dates, nombre de jours décomptés, valideur.

Le CSV est protégé contre l'injection de formules : une valeur commençant par =, + ou @ est neutralisée. Vous pouvez donc l'ouvrir sans risque dans un tableur.

2. Attestation individuelle PDF

Pour un salarié, un contrôle ou un dossier, l'attestation PDF reprend les droits acquis, les jours pris et le solde à date. Elle est datée et porte l'identité de l'entreprise.

3. Export paie programmé — plan Pro

Créez une programmation : jour d'envoi, périmètre, format et destinataires. Exemple typique — le 25 de chaque mois, l'ensemble de l'entreprise, format CSV, envoyé au cabinet comptable et à l'administrateur. Le fichier part automatiquement par e-mail, sans intervention.

Bonnes pratiques :

• calez la date sur la date de clôture de paie de votre gestionnaire, pas sur la fin de mois ;
• limitez les destinataires aux personnes habilitées : le fichier contient des données de salariés ;
• vérifiez le premier envoi manuellement avant de faire confiance à la programmation.

4. Flux iCal — plan Pro

Le flux iCal publie les absences validées dans Outlook, Google Agenda ou Apple Calendrier. Chaque flux dispose d'une adresse secrète, révocable à tout moment : traitez-la comme un mot de passe. Voir synchroniser mes congés avec mon agenda.

5. Ce que contrôle le serveur

Les fonctions Pro sont vérifiées côté serveur, pas seulement dans l'interface : une entreprise au plan Essentiel qui appellerait directement l'export programmé reçoit un refus. Le périmètre exporté est également borné à l'entreprise de l'utilisateur : aucun export ne peut contenir les données d'une autre entreprise.

6. Rapprocher l'export et la paie

Trois écarts reviennent systématiquement :

• Mode de décompte : la paie raisonne parfois en jours ouvrés quand l'application décompte en jours ouvrables. Une semaine vaut 6 jours dans un cas, 5 dans l'autre (jours ouvrables ou jours ouvrés).
• Jours fériés : ils ne sont pas décomptés par Vacatio ; un fichier de paie qui les compte produira un écart mécanique.
• Reliquats : les jours de la période précédente doivent être identifiés séparément, sans quoi la clôture fausse le rapprochement (reliquats de congés).

À retenir

Un export mensuel programmé, contrôlé une fois manuellement, supprime la ressaisie et les oublis de fin de mois. Conservez les fichiers : ils constituent la trace des absences accordées.

Colonnes du fichier

Seules les absences validées figurent dans le fichier : les demandes en attente en sont exclues, pour éviter de transmettre à la paie des jours susceptibles d'être refusés.

Choisir la bonne période

Deux logiques coexistent. La période d'absence convient à la paie mensuelle : elle capture ce qui a réellement été consommé. La période de décision sert au contrôle interne : elle montre ce qui a été tranché sur le mois. Un congé posé en mars pour août n'apparaît pas dans les mêmes fichiers selon la logique retenue — précisez-la à votre gestionnaire de paie.

Ce qui n'est jamais exporté

Les justificatifs et les commentaires de demande ne figurent dans aucun export. Ils peuvent contenir des données de santé, dont la diffusion, même interne, doit rester strictement limitée aux personnes habilitées.

Conservation et RGPD

Les exports contiennent des données personnelles de salariés. Conservez-les dans un espace à accès restreint, limitez la diffusion aux destinataires nécessaires, et supprimez les fichiers dès qu'ils ont été traités par la paie. La liste des destinataires d'un export programmé doit être revue au moins une fois par an.