Reliquats de congés : report, plafond et échéance

Un reliquat, c'est un droit à congé acquis sur une période de référence et non consommé à la date limite de prise. C'est la première source d'écart entre les compteurs et la paie.

Le cadre

La période de référence court le plus souvent du 1er juin au 31 mai. Les congés acquis sur une période se prennent sur la période suivante. À la date limite, les jours non pris sont, en principe, perdus : le droit français ne prévoit pas de report automatique.

Trois exceptions au moins imposent le report :

• l'accord d'entreprise ou la convention collective le prévoit (fiches conventions) ;
• le salarié n'a pas pu prendre ses congés en raison d'un congé maternité, d'adoption ou d'un arrêt pour maladie ou accident ;
• l'employeur n'a pas mis le salarié en mesure de prendre ses congés. La charge de la preuve pèse sur l'employeur : c'est à lui de démontrer qu'il a informé le salarié de ses droits et de l'échéance.

Comment Vacatio les distingue

Le compteur d'un salarié sépare explicitement :

• les droits de la période en cours, en cours d'acquisition ;
• les reliquats de la période précédente, avec leur date limite propre ;
• les congés par anticipation déjà consommés.

Cette décomposition est indispensable : sans elle, impossible de savoir quels jours sont menacés.

Exemple. Au 1er février, un salarié affiche 24 jours disponibles, dont 6 de reliquat à solder avant le 31 mai et 18 acquis sur la période en cours. Poser une semaine en mars consomme d'abord les reliquats : 6 jours de reliquat s'éteignent, il reste 18 jours de la période en cours.

Règle appliquée : les jours les plus anciens sont consommés en premier. C'est la règle la plus protectrice pour le salarié.

Les alertes

• Salarié : une mention « X jours à poser avant le 31 mai » apparaît sur la page de soldes, et une notification est envoyée à l'approche de l'échéance.
• Administrateur : le tableau d'atterrissage agrège le volume total menacé et classe les salariés les plus exposés.

Ces notifications constituent également la trace écrite de l'information du salarié.

Plafond de report

Certaines entreprises autorisent un report limité, par exemple 5 jours maximum. Le plafond se paramètre dans les réglages de congés : au-delà, les jours excédentaires sont éteints à la clôture. Documentez la règle et communiquez-la : un report toléré dans les faits mais non écrit finit par devenir un usage opposable.

Ce qu'il ne faut pas faire

• Payer les congés non pris en cours de contrat : l'indemnité compensatrice n'est due qu'à la rupture du contrat. Remplacer les congés par de l'argent est irrégulier.
• Effacer un reliquat sans trace : la clôture doit être documentée, salarié par salarié.

La clôture

À l'échéance, lancez la clôture de la période de référence. L'opération est précédée d'un aperçu qui liste, pour chaque salarié, les jours reportés, les jours éteints et les jours de fractionnement acquis. Elle est idempotente : la relancer ne double jamais les mouvements. Voir aussi le guide report et date limite des congés.