Administrateur · Guide
Inviter et organiser les salariés
Ajouter les collaborateurs, leurs agences, équipes et rôles.
Mis à jour le 1er septembre 2026
La qualité de vos compteurs dépend entièrement de la qualité de la fiche salarié. Trois informations conditionnent tout : la date d'embauche, le rattachement (agence, équipe) et le rôle.
1. Ajouter un salarié
Dans « Gestion des employés », cliquez sur Ajouter un salarié et renseignez :
- Nom, prénom, e-mail professionnel — l'e-mail sert d'identifiant de connexion ;
- Date d'embauche — elle détermine l'acquisition : un salarié entré le 15 septembre a acquis, au 31 mai, environ 8 × 2,5 = 20 jours ouvrables, et non 30. Voir embauche en cours d'année ;
- Temps de travail — un temps partiel acquiert autant de jours qu'un temps plein ; seule l'indemnité est proratisée (congés payés et temps partiel) ;
- Agence et équipe — elles pilotent les seuils d'effectif et le circuit de validation ;
- Rôle — salarié, responsable d'équipe, responsable d'agence ou administrateur.
2. Importer une liste
Pour un premier paramétrage, l'import par fichier évite la saisie ligne à ligne. Préparez une colonne par champ, en respectant le format de date JJ/MM/AAAA. Après import, contrôlez trois points : dates d'embauche cohérentes, aucun doublon d'e-mail, rattachements renseignés. Un salarié sans équipe n'apparaît dans aucun calcul d'effectif.
3. Comprendre les rôles
| Rôle | Ce qu'il peut faire |
|---|---|
| Salarié | Poser ses demandes, consulter ses soldes |
| Responsable d'équipe | Valider les demandes de son équipe |
| Responsable d'agence | Valider et consulter toute l'agence |
| Administrateur | Paramétrer l'entreprise, les compteurs, les exports |
Un responsable ne peut jamais valider sa propre demande : la règle est appliquée par le serveur, pas seulement par l'interface. Prévoyez donc un second valideur, ou laissez l'administrateur trancher.
4. Envoyer l'invitation
L'invitation part par e-mail avec un lien à usage unique et une durée de validité limitée. Le salarié définit son mot de passe et accède immédiatement à ses compteurs. Si l'e-mail n'arrive pas, vérifiez d'abord les indésirables, puis utilisez Renvoyer l'invitation : un nouveau lien est généré et l'ancien devient inutilisable.
5. Initialiser les compteurs des salariés en poste
Lors du démarrage en cours de période, les droits déjà acquis chez vous ne sont pas connus de Vacatio. Saisissez pour chaque salarié le solde de départ et, le cas échéant, les reliquats de la période précédente avec leur date limite — voir reliquats de congés : report, plafond et échéance.
Exemple : au 1er janvier, un salarié a 12 jours de la période en cours et 4 jours de reliquat à solder avant le 31 mai. Saisissez les deux séparément : Vacatio alertera sur les 4 jours menacés.
6. Vérifier la convention collective
Le SIRET renseigné au niveau de l'entreprise permet d'identifier l'IDCC applicable. Plusieurs branches ajoutent des jours d'ancienneté : consultez la fiche de votre convention et paramétrez les jours supplémentaires avant la première demande, sinon les compteurs seront sous-évalués.
Départs
Ne supprimez pas un salarié qui quitte l'entreprise : renseignez sa date de sortie. Son historique reste disponible pour la paie et le solde de tout compte, et il n'apparaît plus dans les calculs d'effectif ni dans la facturation par salarié.