Ordre des départs, délai de prévenance et congé des conjoints

Quand plusieurs salariés veulent la même période, l'employeur doit trancher — mais pas librement. Le code du travail encadre à la fois l'ordre des départs, le délai de prévenance et le congé des conjoints.

L'ordre des départs

À défaut de convention ou d'accord plus précis, l'employeur fixe l'ordre des départs en tenant compte de trois critères (article L3141-16) :

1. la situation de famille du salarié — notamment les possibilités de congé du conjoint ou partenaire de PACS, et la présence d'enfants scolarisés ou d'un proche en situation de handicap ou de perte d'autonomie ;
2. l'ancienneté dans l'entreprise ;
3. l'éventuelle activité chez un ou plusieurs autres employeurs.

L'ordre du dépôt des demandes n'est pas un critère légal. Il peut départager deux situations équivalentes, jamais primer sur les trois critères ci-dessus.

Exemple. Deux salariés demandent la première quinzaine d'août, le seuil d'effectif n'en autorise qu'un. L'un a 12 ans d'ancienneté et deux enfants scolarisés, l'autre 3 ans d'ancienneté et aucune contrainte scolaire. Les critères désignent le premier, même s'il a déposé sa demande une semaine plus tard.

Le congé simultané des conjoints

Les conjoints et partenaires de PACS travaillant dans la même entreprise ont droit à un congé simultané (article L3141-14). Dans Vacatio, liez les deux fiches salariés : leurs demandes sur une même période sont signalées comme devant être traitées ensemble, y compris si elles relèvent de managers différents.

Le délai de prévenance

L'ordre des départs doit être communiqué à chaque salarié au moins un mois avant son départ. Une fois cet ordre porté à la connaissance des salariés, l'employeur ne peut plus le modifier dans le mois qui précède, sauf circonstances exceptionnelles.

Concrètement :

• Côté salarié : votre entreprise fixe un délai minimum de dépôt, souvent un mois pour le congé principal d'été. Une demande plus tardive reste recevable, mais un refus fondé sur ce seul motif est légitime.
• Côté employeur : une fois les dates validées, elles ne peuvent plus être modifiées unilatéralement à moins d'un mois du départ.

Le paramétrage dans Vacatio

Dans les paramètres de l'entreprise, définissez :

• le délai de prévenance minimal, éventuellement différent pour le congé principal d'été et pour les congés courts ;
• la période de dépôt des vœux — par exemple, vœux d'été à déposer avant le 31 mars, ordre communiqué au 15 avril ;
• les liens de conjoints entre salariés.

Les demandes déposées hors délai sont signalées au valideur, sans être bloquées.

Bonne pratique : une campagne de vœux

Plutôt que de traiter les demandes au fil de l'eau, ouvrez une campagne : chacun dépose ses souhaits d'été avant une date, puis l'ensemble est arbitré d'un coup au regard des critères légaux et des seuils d'effectif. L'arbitrage est bien plus défendable, et les refus mieux acceptés.

En cas de refus

Motivez toujours : critère retenu, période proposée en alternative. Le motif est enregistré, envoyé au salarié et consultable dans les demandes traitées.

Rappel sur le fractionnement

Imposer des dates hors de la période du 1er mai au 31 octobre peut ouvrir droit à des jours supplémentaires pour le salarié. Vérifiez l'impact avant d'arbitrer : voir les jours de fractionnement. Votre convention collective peut par ailleurs prévoir des règles plus favorables.