Configurer les seuils d’effectif minimum

Les seuils d'effectif définissent le nombre minimum de personnes présentes pour qu'une équipe ou une agence continue de fonctionner. C'est le paramètre qui transforme la validation des congés en décision éclairée.

À quoi sert un seuil

Sans seuil, un manager valide « à l'intuition » et découvre en juillet que trois personnes sur cinq sont absentes la même semaine. Avec un seuil, chaque demande affiche immédiatement son impact : effectif restant jour par jour, et alerte lorsque la limite est franchie.

Un seuil n'est jamais bloquant : il informe. Le manager reste libre d'approuver, en connaissance de cause.

Où les définir

Dans « Paramètres de l'entreprise », section seuils d'effectif. Deux niveaux sont disponibles :

• Par équipe — le plus précis. Une équipe de 5 techniciens avec un seuil de 3 tolère 2 absents simultanés.
• Par agence — utile lorsque les équipes s'entraident. Une agence de 20 personnes avec un seuil de 14 tolère 6 absents.

Les deux niveaux se cumulent : une demande peut respecter le seuil d'équipe et franchir celui de l'agence.

Exprimer le seuil

Deux formulations sont possibles :

• en effectif absolu : « au moins 3 personnes présentes » ;
• en pourcentage : « au moins 60 % de l'effectif présent ». Le pourcentage suit automatiquement les arrivées et les départs, ce qui évite de reparamétrer à chaque recrutement.

Exemple : une équipe support de 8 personnes avec un seuil à 60 % autorise 3 absents (5 présents ≥ 4,8). Le passage à 9 personnes fait mécaniquement monter le seuil à 5,4, soit 6 présents requis.

Choisir la bonne valeur

Trois questions suffisent :

1. Quel est le service minimum réellement exigé — accueil téléphonique, ouverture d'un site, astreinte ?
2. Certaines compétences sont-elles non substituables ? Dans ce cas, le seuil numérique ne suffit pas : documentez-le dans la description de l'équipe.
3. Le seuil varie-t-il selon la saison ? Beaucoup d'entreprises assouplissent leur seuil en août et le durcissent en septembre. Ajustez-le deux fois par an plutôt que de retenir une moyenne inadaptée toute l'année.

Comment le seuil est utilisé

• À la saisie, le salarié voit si la période est déjà chargée.
• À la validation, l'encart d'impact liste les jours en dépassement et les collègues déjà absents (lire l'encart d'impact).
• Dans le tableau d'atterrissage, les semaines à risque de l'année ressortent (exploiter le tableau d'atterrissage).

Les jours fériés et les fermetures d'entreprise sont exclus du calcul : personne ne travaille ces jours-là, ils ne peuvent pas créer de sous-effectif.

Erreurs fréquentes

• Salariés sans équipe : ils ne sont comptés nulle part et faussent tous les seuils. Vérifiez les rattachements dans Gestion des employés.
• Seuil trop haut : si toute demande déclenche une alerte, l'alerte perd son sens et sera ignorée.
• Seuil unique pour des métiers différents : distinguez les équipes plutôt que de moyenner.
• Temps partiels : un seuil en effectif brut surestime la capacité réelle. Préférez un seuil légèrement supérieur dans les équipes très partielles.

Et l'ordre des départs ?

Le seuil dit « combien », pas « qui ». Lorsque deux salariés demandent la même semaine et que le seuil ne permet qu'un départ, les critères légaux s'appliquent : situation de famille, ancienneté, activité chez un autre employeur, congé simultané des conjoints. Voir ordre des départs, délai de prévenance et congé des conjoints.