Retrouver les demandes déjà traitées

Toutes les décisions prises restent consultables : Vacatio ne supprime jamais une demande tranchée, il l'archive avec son auteur et son horodatage.

Où les retrouver

Ouvrez « Demandes traitées ». La page rassemble les demandes approuvées, refusées et annulées de votre périmètre — votre équipe si vous êtes manager, toute l'entreprise si vous êtes administrateur.

Chaque ligne indique :

• le salarié et son équipe ;
• le type de congé et les dates ;
• le nombre de jours décomptés ;
• la décision, le nom du valideur et la date de la décision ;
• le motif, lorsqu'un refus a été motivé.

Filtrer efficacement

Trois filtres suffisent dans la quasi-totalité des cas : la période (les dates d'absence, pas la date de décision), le statut et le salarié. Exemple : pour préparer un entretien, filtrez sur un salarié et la période du 1er juin au 31 mai ; vous obtenez l'intégralité de ses absences de la période de référence, avec le détail des décisions.

Pour un contrôle de charge estivale, filtrez sur juillet-août et le statut Approuvée : la liste donne la photographie exacte des absences accordées.

Exporter pour la paie ou un contrôle

Le bouton d'export produit un fichier CSV ou Excel reprenant les colonnes affichées. C'est la pièce à joindre lors d'un contrôle ou d'un échange avec le cabinet comptable. Les administrateurs disposent en plus des exports paie programmés et de l'attestation PDF individuelle — voir l'article utiliser les exports paie.

Pourquoi cette traçabilité compte

En cas de litige, l'employeur doit pouvoir démontrer qu'il a répondu, quand, et pour quel motif. L'historique conserve donc :

• la création de la demande par le salarié ;
• chaque changement de statut, avec son auteur ;
• les annulations, y compris celles à l'initiative du salarié ;
• les régularisations de compteur effectuées par un administrateur.

Aucune ligne n'est modifiable après coup : une correction crée un nouveau mouvement, jamais une réécriture.

Lire un compteur à partir de l'historique

L'historique explique les soldes. Si un salarié conteste son solde disponible, comparez : jours acquis sur la période, somme des jours approuvés, demandes encore en attente. L'écart provient presque toujours d'une demande en attente oubliée ou d'un changement de mode de décompte — 30 jours ouvrables et 25 jours ouvrés désignant les mêmes vacances, comme l'explique le guide jours ouvrables ou jours ouvrés.

Conservation

Les décisions sont conservées pendant toute la relation de travail, puis selon la durée de conservation retenue par votre entreprise dans sa politique de données. Les justificatifs déposés, eux, sont purgés automatiquement à l'issue de leur délai de conservation, car ils peuvent contenir des données sensibles.

Recherche et tri

La liste se trie par date d'absence, par date de décision ou par salarié. Pour retrouver une demande précise, la recherche par nom reste le plus rapide ; pour un bilan, préférez les filtres de période, qui garantissent l'exhaustivité.

Les statuts possibles

Trois usages concrets

Préparer un entretien annuel. Filtrez sur le salarié et la période de référence : vous disposez du volume de congés pris, des refus et de leurs motifs.

Répondre à une contestation. Ouvrez la demande litigieuse : la date de dépôt, la date de décision, le valideur et le motif sont horodatés. C'est cette trace qui fait foi.

Contrôler la charge estivale. Filtrez juillet-août sur le statut Approuvée, puis comparez avec vos seuils d'effectif pour ajuster la campagne de l'année suivante.

Périmètre et confidentialité

Vous ne voyez que votre périmètre : votre équipe si vous êtes manager, votre agence si vous en êtes responsable, l'entreprise si vous êtes administrateur. Cette restriction est appliquée côté serveur : aucune manipulation d'URL ne permet d'élargir la vue. Les justificatifs déposés ne sont jamais visibles depuis cette page.