Exploiter le tableau d’atterrissage des congés

Le tableau d'atterrissage répond à la question qui coûte le plus cher en fin de période : combien de jours de congés restera-t-il à solder, et par qui ?

Ce qu'il affiche

Pour chaque salarié, à l'échelle de l'entreprise, de l'agence ou de l'équipe :

• les jours acquis à date et ceux qui le seront d'ici la fin de la période ;
• les jours pris et les jours réservés par des demandes validées à venir ;
• le solde projeté à la date limite de prise ;
• le risque : jours susceptibles d'être perdus faute de report.

Le total en bas de tableau donne le volume global de jours à absorber. C'est cette valeur qui détermine si votre organisation tiendra le mois de mai.

Un exemple

Une entreprise de 40 salariés affiche au 1er mars un solde projeté cumulé de 180 jours ouvrables au 31 mai. Cela représente 30 semaines de congés à caser en trois mois, soit environ 10 personnes absentes en permanence. Le tableau permet de le voir en mars, pas en mai.

Comment l'exploiter

1. Trier par solde projeté décroissant. Les dix premiers salariés concentrent en général la moitié du risque.
2. Croiser avec les seuils d'effectif. Trois salariés très chargés dans la même équipe imposent un étalement (configurer les seuils d'effectif).
3. Fixer une échéance interne. Demander que les jours menacés soient posés avant le 31 mars laisse deux mois de marge de manœuvre.
4. Suivre l'évolution mensuelle. Un total qui ne baisse pas malgré les relances annonce une clôture difficile.

Les causes récurrentes de reliquats

• Salariés en surcharge qui repoussent leurs congés : c'est un signal de charge, pas seulement un problème de compteur.
• Arrivées en cours d'année dont la période de référence est décalée (embauche en cours d'année).
• Absences longues ayant décalé les prises.
• Reliquats antérieurs jamais soldés, à distinguer des droits de la période en cours (reliquats de congés).

Le point juridique

L'employeur doit mettre le salarié en mesure de prendre ses congés. Un simple rappel écrit ne suffit pas toujours : c'est à l'employeur de démontrer qu'il a informé le salarié de ses droits et de la date limite. Les notifications envoyées par Vacatio et l'historique des relances constituent cette trace.

Une politique de report doit être explicite : soit prévue par accord, soit acceptée cas par cas et documentée. Voir report et date limite des congés.

Préparer la clôture

Un mois avant l'échéance, le tableau d'atterrissage sert de liste de contrôle : chaque ligne en risque doit avoir soit une demande posée, soit un report explicite. Vous pouvez ensuite lancer la clôture de la période de référence sereinement, l'opération étant idempotente et précédée d'un aperçu.

Exporter

Le tableau s'exporte en CSV pour être partagé avec la direction ou le cabinet de paie. Rappel : il contient des données de salariés, réservez-le aux destinataires habilités (exports).