Lire l’encart d’impact au moment de valider

L'encart d'impact apparaît au moment de valider une demande. Il répond à une seule question : si j'approuve, qui reste pour travailler ?

Ce que contient l'encart

Pour chaque jour de l'absence demandée :

• l'effectif présent dans l'équipe et dans l'agence ;
• le seuil minimum défini par l'administrateur ;
• les collègues déjà absents ce jour-là, avec leur type d'absence ;
• une alerte lorsque le seuil est atteint ou franchi.

Les jours fériés chômés et les jours de fermeture sont exclus du calcul : ils ne peuvent pas créer de sous-effectif.

Lire les trois situations

Aucun conflit. L'effectif reste au-dessus du seuil sur toute la période. Vous pouvez approuver sans réserve.

Seuil atteint. L'absence vous place exactement à la limite. Toute demande ultérieure sur la même période déclenchera une alerte. Point d'attention : c'est le moment de vérifier si d'autres demandes sont déjà en attente sur ces dates.

Seuil franchi. Les jours en cause sont listés. Exemple : « Mercredi 12 août — 2 présents sur un seuil de 3. Déjà absents : Marie D. (CP), Thomas L. (RTT). »

L'alerte ne bloque pas

Vacatio n'interdit jamais l'approbation. Le manager connaît des éléments que l'application ignore : renfort d'un intérimaire, activité faible en août, tâche reportable. L'encart documente la décision, il ne la prend pas.

En revanche, l'alerte et la décision sont tracées. En cas de difficulté ultérieure, l'historique montre que l'information était disponible au moment du choix.

Que faire face à un dépassement

1. Réduire la période. Souvent, un ou deux jours seulement posent problème. Proposez au salarié de décaler le début ou la fin.
2. Décaler d'une semaine. L'encart indique les semaines voisines où l'effectif tient.
3. Refuser en motivant. Écrivez le motif réel : « Effectif à 2 sur un seuil de 3 les 12 et 13 août ». Un refus motivé et daté est défendable ; un refus sec ne l'est pas.

En cas de demandes concurrentes

Lorsque deux salariés visent la même période et que le seuil n'en autorise qu'un, l'antériorité de la demande n'est pas le critère légal. L'employeur doit tenir compte de la situation de famille, de l'ancienneté et d'une éventuelle activité chez un autre employeur ; les conjoints travaillant dans l'entreprise ont droit à un congé simultané. Voir ordre des départs, délai de prévenance et congé des conjoints.

Si les chiffres semblent faux

• Un salarié sans équipe n'est compté dans aucun effectif : vérifiez les rattachements (inviter et organiser les salariés).
• Un seuil non défini désactive l'alerte : l'encart affiche alors l'effectif sans jugement (configurer les seuils d'effectif).
• Les salariés sortis ne sont plus comptés à partir de leur date de sortie, ce qui peut faire chuter un effectif de référence.

Voir plus loin que la demande

Pour anticiper au lieu de réagir demande par demande, utilisez le tableau d'atterrissage des congés : il montre le volume de jours restant à solder et les semaines qui concentreront les conflits.