Valider une demande de votre équipe

Valider une demande, ce n'est pas cliquer sur « Approuver ». C'est vérifier quatre points, puis assumer une décision tracée que le salarié pourra consulter.

1. Ouvrir la file de validation

Le menu « Demandes à valider » regroupe les demandes des salariés dont vous êtes le responsable. Chaque ligne indique le demandeur, le type de congé, les dates, le nombre de jours décomptés et l'ancienneté de la demande. Une demande en attente depuis plus de sept jours est signalée : au-delà, le salarié perd sa capacité d'organisation, et le silence prolongé de l'employeur est difficile à défendre.

2. Vérifier le décompte et le solde

Le nombre de jours affiché tient déjà compte du mode de décompte de l'entreprise, des jours fériés chômés et des fermetures. Une absence du lundi au vendredi vaut 6 jours ouvrables ou 5 jours ouvrés selon le paramétrage — voir jours ouvrables ou jours ouvrés.

Le solde du salarié est affiché à côté. Si la demande dépasse ses droits acquis, un encart signale un congé par anticipation : vous autorisez alors une consommation de droits non encore acquis, à vos risques en cas de départ en cours de période.

3. Lire l'encart d'impact sur l'effectif

Vacatio calcule, pour chaque jour de l'absence, l'effectif restant dans l'équipe et dans l'agence, et le compare au seuil minimum défini par l'administrateur. Trois situations :

• Aucun conflit : le seuil est respecté sur toute la période.
• Seuil atteint : l'absence vous place exactement à la limite.
• Seuil franchi : les jours en cause sont listés, avec les collègues déjà absents.

Un franchissement n'interdit pas d'approuver : c'est une information de gestion, pas un blocage. Détail dans l'article lire l'encart d'impact au moment de valider.

4. Appliquer les critères légaux en cas de concurrence

Quand plusieurs salariés demandent la même période, l'ordre des départs se fonde sur des critères légaux : situation de famille (enfants scolarisés, conjoint salarié dans l'entreprise), ancienneté, et éventuelle activité chez un autre employeur. Les conjoints travaillant dans la même entreprise ont droit à un congé simultané. Voir l'article ordre des départs, délai de prévenance et congé des conjoints.

5. Décider et motiver

Approuvez ou refusez. Motivez systématiquement un refus : la mention est enregistrée, envoyée au salarié et consultable ensuite. Un refus sans motif est la première source de contestation.

Exemple de motif utile : « Effectif insuffisant sur la semaine 33 — deux techniciens déjà absents. Proposition : semaine 34, où l'équipe est complète. »

Ce que vous ne pouvez pas faire

• Valider votre propre demande : Vacatio le bloque, y compris si vous êtes également manager de votre équipe. Un autre valideur ou l'administrateur doit trancher.
• Modifier les dates d'un congé déjà validé hors délai légal, sauf accord du salarié.

Après la décision

Le salarié reçoit une notification et un e-mail. Les compteurs sont mis à jour immédiatement : les jours passent de en attente à pris. La décision, son auteur et son horodatage sont conservés dans l'historique et restent consultables dans « Demandes traitées ».