Configurer le calendrier de l’entreprise

Le calendrier de l'entreprise est la source de vérité du décompte : c'est lui qui décide combien de jours coûte une absence. Quatre réglages suffisent.

1. Le mode de décompte

Choisissez entre jours ouvrables (30 jours par an, semaine du lundi au samedi) et jours ouvrés (25 jours par an, du lundi au vendredi). Les deux modes accordent exactement les mêmes vacances : 5 semaines. Le mode ouvrables est la règle légale par défaut ; le mode ouvrés suppose un accord ou un usage qui ne soit pas moins favorable.

Exemple : une semaine complète d'absence coûte 6 jours ouvrables ou 5 jours ouvrés. En changeant de mode, Vacatio convertit les soldes (30 ↔ 25) pour que les droits restent identiques — un solde qui passe de 30 à 25 n'est donc pas une perte. Détail dans jours ouvrables ou jours ouvrés.

2. Le rythme de travail

Indiquez les jours normalement travaillés dans l'entreprise. Ils servent au décompte en jours ouvrés, aux calculs d'effectif et à la détection des ponts. Une agence ouverte le samedi se paramètre au niveau de l'agence, pas de l'entreprise.

3. Les jours fériés

Sélectionnez la zone applicable : métropole, Alsace-Moselle (Vendredi saint et 26 décembre en plus), ou départements et régions d'outre-mer, qui ont chacun leur jour d'abolition de l'esclavage. Vacatio charge automatiquement le calendrier officiel pluriannuel.

Un jour férié chômé compris dans une absence n'est jamais décompté. Si le 14 juillet tombe un mardi et qu'un salarié pose la semaine, il consomme 5 jours ouvrables au lieu de 6.

4. Les fermetures d'entreprise

Déclarez les périodes de fermeture : semaine entre Noël et le Jour de l'an, fermeture estivale, ponts imposés. Deux effets :

• les jours de fermeture sont imposés aux salariés et décomptés de leurs congés, selon le paramétrage retenu ;
• ils ne peuvent plus faire l'objet d'une demande individuelle, ce qui évite les doublons.

Exemple : une fermeture du 24 décembre au 1er janvier, avec les 25 décembre et 1er janvier fériés, consomme 5 jours ouvrables aux salariés concernés.

5. Période de référence et échéances

Fixez le début de la période de référence — 1er juin dans la très grande majorité des entreprises — et la date limite de prise des reliquats. Ces deux dates pilotent les alertes envoyées aux salariés et la clôture de période. Voir aussi report et date limite des congés.

6. Fractionnement et jours conventionnels

Activez le calcul des jours de fractionnement si votre entreprise applique l'article L3141-23 : jusqu'à 2 jours ouvrables supplémentaires lorsqu'une partie du congé principal est prise hors du 1er mai – 31 octobre (les jours de fractionnement).

Ajoutez enfin les jours d'ancienneté prévus par votre branche. La métallurgie, Syntec ou la propreté ont chacune leur barème : le paramétrage générique ne suffit pas.

Contrôle final

Simulez une absence d'une semaine sur un salarié type et vérifiez le nombre de jours décomptés. Si le résultat ne correspond pas à votre pratique, l'erreur vient presque toujours du mode de décompte ou de la zone de jours fériés.